Compliance

Die Einhaltung international gültiger Regeln und der faire Umgang mit unseren Geschäftspartnern und Wettbewerbern gehören zu den wichtigsten Grundsätzen unseres Unternehmens. Volkswagen fühlt sich seit jeher nicht nur an gesetzliche und interne Bestimmungen gebunden. Auch freiwillig eingegangene Verpflichtungen und ethische Prinzipien sind integrale Bestandteile unserer Unternehmenskultur.

Der Volkswagen Konzern setzt sich auch über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus für die Bekämpfung von Korruption und anderen Wirtschaftsstraftaten ein. Seit 2002 arbeiten wir als Mitglied des Global Compact der Vereinten Nationen zusammen mit rund 10.000 beteiligten Unternehmen aus mehr als 130 Ländern daran, die Weltwirtschaft nachhaltiger und gerechter zu gestalten.

Bekenntnis zur Compliance auf oberster Ebene

Compliance ist eine Grundvoraussetzung für nachhaltiges Wirtschaften – diese Auffassung teilt auch die Unternehmensführung ausdrücklich. So unterstrich der Vorstandsvorsitzende des Volkswagen Konzerns, Herr Prof. Dr. Martin Winterkorn, 2013 anlässlich einer Managementveranstaltung vor mehr als 5.000 Führungskräften: „Zum nachhaltigen Wirtschaften gehört auch, dass wir das Thema Compliance unverändert ernst nehmen. Wir handeln regel- und gesetzeskonform! Bei allen Marken und in allen Regionen. Volkswagen hat weltweit einen guten Ruf zu verteidigen. Dafür müssen wir als Führungsmannschaft mit Nachdruck sorgen!“ Auch weitere Mitglieder des Konzernvorstands und der Markenvorstände riefen im vergangenen Geschäftsjahr die Belegschaften zur Einhaltung der Regeln auf.

Präventives Compliance-Managementsystem

Compliance ist im Volkswagen Konzern ein wesentlicher Teil der Governance, Risk & Compliance (GRC)-Organisation (siehe auch Risiko- und Chancenbericht). Dabei verfolgt Volkswagen einen präventiven Compliance-Ansatz und strebt eine Unternehmenskultur an, die die Belegschaft sensibilisiert und aufklärt und so potenzielle Regelverstöße bereits im Vorfeld ausschließt. Konzern-Revision und Konzern-Sicherheit führen die notwendigen investigativen Maßnahmen regelmäßig aus, überprüfen systematisch die Regeleinhaltung und führen verdachtsunabhängige, stichprobenartige Kontrollen sowie Sachverhaltsermittlungen bei konkreten Verdachtsfällen durch. Die reaktiven Maßnahmen setzen das Personalwesen und das Konzern-Rechtswesen um. Im Sinne eines ganzheitlichen Compliance-Managementsystems sind diese Prozesse eng miteinander verzahnt.

Verschiedene Gremien im Konzern und in den Markengesellschaften unterstützen die Arbeit der Compliance-Organisation. Dazu zählen unter anderem der Compliance-Rat auf Ebene des Top-Managements und das Compliance-Kernteam, das die Verzahnung mit den Fachbereichen sicherstellt.

Schwerpunktthemen des Jahres 2013

Jährlich werden konzernweit im Rahmen des GRC-Regelprozesses detaillierte Risikoeinschätzungen zum Thema Compliance erfasst. Die Ergebnisse fließen in die Risikoanalysen des Volkswagen Konzerns, der Marken und Gesellschaften sowie in die Compliance-Programmplanungen ein.

Der inhaltliche Fokus der Compliance-Arbeit lag 2013 auf der Korruptionsprävention in China und dem Ausbau der GRC-Organisation. Um dem Thema Korruption in den chinesischen Konzerngesellschaften präventiv zu begegnen, fand im Mai 2013 in Peking eine China-Compliance-Konferenz statt. Schirmherren waren der Konzernvorstand für das Ressort China und Präsident und CEO der Volkswagen Group China sowie die CEOs der chinesischen Joint Ventures FAW-Volkswagen Automotive Company Ltd. und Shanghai-Volkswagen Automotive Company Ltd. Alle drei unterstrichen in ihren Reden, dass Compliance ein wichtiger Teil der gesellschaftlichen Verantwortung sei, Schutz für das Image eines Unternehmens bedeute und sich unmittelbar positiv auf die Unternehmensentwicklung auswirke. Auf der Konferenz wurden unter anderem das lokale Management geschult, die besondere Situation in China aus Compliance-Sicht analysiert und künftige lokale Compliance-Strategien im Rahmen von Workshops erarbeitet.

Der Group Chief Compliance Officer wird in seiner Arbeit unterstützt von mittlerweile 14 Chief Compliance Officers als Verantwortliche in den Marken, im Konzernbereich Finanzdienstleistungen sowie in der Porsche Holding GmbH, Salzburg, und 175 Compliance Officers in den Konzerngesellschaften. Insgesamt sind Mitarbeiter in 49 Ländern im Bereich GRC tätig.

Arbeit der Governance, Risk & Compliance-Organisation

Die GRC-Organisation hat im abgelaufenen Geschäftsjahr in den Marken und Gesellschaften des Konzerns verschiedene Compliance-Themen kommuniziert und dafür vielfältige klassische Kommunikationskanäle genutzt. Dazu gehören Berichte in diversen Mitarbeiterzeitungen der Marken, Gesellschaften und Standorte sowie Informationsstände auf Betriebsversammlungen. Elektronische Medien wie Intranet-Portale, Apps für Smartphones, Blogs und Newsletter sind ebenfalls fester Bestandteil der Compliance-Kommunikation. So wurde der Welt-Antikorruptionstag Anfang Dezember bei der Volkswagen AG zum Anlass genommen, um mit Plakataktionen auf das Thema Korruption hinzuweisen. Begleitet wurde die Aktion durch Berichte in Mitarbeiterzeitungen und durch einen animierten Kurzfilm im Intranet.

Auf Basis der Verhaltensgrundsätze hat Volkswagen Leitfäden zu unterschiedlichen Compliance-Themen entwickelt. Dazu zählen Antikorruption – inklusive Checklisten und einem ausdrücklichen Verbot sogenannter facilitation payments (Beschleunigungszahlungen) – sowie Wettbewerbs- und Kartellrecht. Diese Leitfäden werden den Mitarbeitern in gedruckter oder digitaler Form (zum Beispiel im Intranet und im Mitarbeiterportal) zur Information sowie allen Marken zur markenspezifischen Adaptation zur Verfügung gestellt.

Darüber hinaus gibt es konzernweit gültige Organisationsanweisungen zum Umgang mit Geschenken und Einladungen sowie zur Vergabe von Spenden.

Verhaltensgrundsätze (Code of Conduct) sind in allen konsolidierten Markengesellschaften kommuniziert und als essenzieller Bestandteil der Konzernkultur verankert. Sie werden auch verstärkt in operative Prozesse integriert. Beispielsweise enthalten seit 2010 neu geschlossene Arbeitsverträge für alle Beschäftigten im Tarif- und Managementbereich bei der Volkswagen AG einen Hinweis auf die Verhaltensgrundsätze und auf die Verpflichtung, diese einzuhalten. Darüber hinaus sind seit 2012 alle neu eingestellten Mitarbeiter der Volkswagen AG verpflichtet, am Online-Lernprogramm zu den Verhaltensgrundsätzen des Konzerns teilzunehmen. Zu den integralen Bestandteilen dieses Lernprogramms gehört das Thema Menschenrechte.

Zum Wettbewerbs- und Kartellrecht finden Schulungen bei speziellen Zielgruppen statt. Diese Schulungen sind zum Beispiel fester Bestandteil der Mitarbeiterqualifizierung in den Bereichen Vertrieb und Beschaffung.

Ferner wurde aufgrund neuer Anforderungen des deutschen Geldwäschegesetzes in den Konzerngesellschaften mit Sitz in Deutschland ein Geldwäschepräventionskonzept ausgerollt.

Die hohe Reputation, die der Volkswagen Konzern in der Geschäftswelt und in der Gesellschaft genießt, ist für das Unternehmen ein wertvolles Gut. Um dieses Gut nicht zu gefährden, überprüft Volkswagen die Integrität seiner Geschäftspartner (Business Partner Check). Auf diese Weise erlangen wir bereits im Vorfeld einer Geschäftsbeziehung Kenntnisse über den potenziellen Partner und reduzieren das Risiko einer geschäfts- und unternehmensschädigenden Zusammenarbeit.

Das Informieren von Mitarbeitern aller Hierarchieebenen spielt auch weiterhin eine zentrale Rolle bei der Compliance-Arbeit. 2013 wurden konzernweit rund 119.000 Beschäftigte in Präsenzveranstaltungen zu Compliance, Verhaltensgrundsätzen, Antikorruption, Menschenrechten, Geldwäscheprävention sowie zum Wettbewerbs- und Kartellrecht geschult. Darüber hinaus sind Online-Lernprogramme fester Bestandteil der Mitarbeitertrainings. Rund 31.600 Beschäftigte haben 2013 das Online-Lernprogramm zur Vermeidung von Interessenkonflikten und Korruption erfolgreich absolviert. In einzelnen Konzerngesellschaften gibt es spezielle Online-Lernprogramme zu Themen wie Geldwäscheprävention.

Seit dem Start 2009 haben bereits rund 158.000 Mitarbeiter an Online-Lernprogrammen zu Compliance-Themen teilgenommen und so die Möglichkeit der individuellen Weiterbildung genutzt.

In allen Marken- und zahlreichen Konzerngesellschaften können sich die Beschäftigten in der Regel über eine an die Compliance-Organisation angebundene E-Mail-Adresse persönlich zu Compliance-Themen beraten lassen. An den deutschen Standorten der Volkswagen AG wurde 2012 ein IT-gestütztes Informations- und Beratungstool eingeführt, das die Belegschaft 2013 intensiv genutzt hat.

Über das konzernweit arbeitende Ombudsmann-System können Hinweise auf Verstöße beziehungsweise Verdachtsfälle – insbesondere hinsichtlich Korruption – an zwei vom Konzern beauftragte externe Rechtsanwälte in neun verschiedenen Sprachen gemeldet werden. Selbstverständlich haben Hinweisgeber aufgrund der Abgabe von Hinweisen keine Sanktionen durch das Unternehmen zu befürchten. Die Ombudsmänner haben im Jahr 2013 – auf Wunsch unter Wahrung der Vertraulichkeit für die Hinweisgeber – 30 Meldungen an den Antikorruptionsbeauftragten des Volkswagen Konzerns weitergeleitet. Zusätzlich gingen 65 Hinweise direkt beim Antikorruptionsbeauftragten beziehungsweise beim Leiter der Konzern-Revision ein. Bei dezentralen Revisionen der Marken und Konzerngesellschaften wurden 251 Hinweise mit Verdacht auf dolose Handlungen eingereicht. Sämtlichen Hinweisen wird nachgegangen. Alle Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien werden angemessen sanktioniert und können arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zur Entlassung zur Folge haben.

Wirksamkeitsnachweis

Die Wirksamkeit der Compliance-Maßnahmen in den Marken und Gesellschaften des Volkswagen Konzerns überprüfen wir jährlich mit einer integrierten Abfrage im Rahmen des GRC-Regelprozesses. Dabei prüfen wir ausgewählte Gegenmaßnahmen sowie Managementkontrollen zur Steuerung der Compliance-Risiken auf ihre Wirksamkeit. Darüber hinaus wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess bezüglich des Compliance-Managementsystems zum Beispiel über unabhängige Prüfungen der Konzern-Revision in den Einheiten sowie dem regelmäßigen Austausch mit Externen sichergestellt.